ابدأ هنا
- في المنشئ › التطبيقات والتنقل › ميزات اختيارية، فعّل اللجان والقرارات الجماعية، ثم الأجزاء التي تحتاجها تحتها: المقاعد بالمنصب والجهات الخارجية وجدول الأعمال من المعاملات والتصديق بعد المحضر. يبقى كل جزء مخفيًا حتى تفعّله، وإيقافه لاحقًا يحفظ إعداداته.
- أنشئ أنواع اللجنة من إنشاء لجنة من قالب، أو افتح نوع لجنة موجودًا وانتقل إلى القرار الجماعي.
- اعمل على التبويبات بالترتيب. لكل إعداد زر مساعدة فيه شرح وحالات استخدام ومثال. وتعرض المراجعة والنشر المشكلات التي تمنع النشر.
يُتحقق من عمل اللجنة بالمقعد الذي يشغله العضو اليوم: يعمل الرئيس والمقرر بصفتهما. أما أمانة السر أو وحدة الرقابة التي لا تشغل مقعدًا فتحتاج أفعال اللجنة (مثل قبول أو تأجيل مقترح أو سجل القرارات) في دور على نوع اللجنة. يعرض تبويب صلاحيات اللجنة الجدول كاملًا. وإن غاب زر فراجع الصلاحيات والإتاحة.
شاهد الشاشة
شاهد الشاشة
الخطوات والأمثلة والمرجع
مقاعد يشغلها منصب أو جهة خارجية
مقاعد يشغلها منصب أو جهة خارجية
مقاعد يشغلها منصب أو جهة خارجية
في الصفات والأعضاء، يحدد عمود من يشغلها من يجوز أن يشغل مقاعد كل صفة: شخص بالاسم، أو منصب (من يشغله يوم الجلسة)، أو جهة خارجية (ممثلها الذي تسمّيه بكتاب تسمية).- مقاعد المناصب: يُحسم الشاغل عند جدولة الجلسة ثم عند انعقادها، ويُثبَّت عند إغلاقها. ويشغل المقعدَ المعيَّنُ بالوكالة في غياب الأصيل. وإن كان للمنصب أكثر من شاغل فاختر الأقدم تعيينًا أو يختار المقرر أو يُمنع الانعقاد.
- مقاعد الجهات الخارجية: سجّل على العضوية الممثل وبديله وكتاب التسمية. ومع ضبط توقيع الأعضاء الخارجيين في المحضر والتصديق يوقّعون المحضر عبر الإنترنت برمز لمرة واحدة، أو يرفع المقرر النسخة الورقية الموقّعة.
- المقاعد الشاغرة: اختر أن يبقى المقعد الشاغر ضمن أساس النصاب (ويمكن لأمانة السر تسمية شخص لجلسة واحدة) أو يُستبعد من الأساس حتى يُشغل.
مصادر جدول الأعمال
مصادر جدول الأعمال
مصادر جدول الأعمال
في مصادر جدول الأعمال، أضف مصدرًا لكل نوع سجل يرد إلى اللجنة: النوع، والمرحلة التي تعني «بانتظار اللجنة»، وأي لجنة (لجنة ثابتة، أو تُقرأ من حقل في المعاملة)، وأوراق البند المطلوبة، وحقل توصية الدارس، والإقفال بأيام العمل قبل الجلسة.تُقترح المعاملة التي تبلغ المرحلة على الجلسة التالية بعد الإقفال. تقبلها أمانة السر (فتصير بندًا في جدول الأعمال) أو تؤجّلها بسبب؛ ولا تكون المعاملة إلا على جلسة مفتوحة واحدة، والبند المؤجّل يعود إلى الدور. ونقص الأوراق يمنع القبول. وأثناء الانتظار تتوقف ساعة المعاملة (مع تثبيت إيقاف الساعة) وتُستأنف عند القرار أو عند التصديق.تشغّل جرّب على المعاملات الحالية المصدرَ على المعاملات الفعلية لجلسة تختارها، وتعرض لكل معاملة هل ستُقترح، وما الأوراق الناقصة، أو هل فاتها الإقفال.المحضر والتصديق
المحضر والتصديق
المحضر والتصديق
في المحضر والتصديق:- تتيح ملاحظات المداولة ونص القرار للرئيس والمقرر كتابة ما نوقش وصيغة القرار لكل بند، ويدخل الاثنان المحضر.
- يضيف التصديق خطوة التصديق بعد اعتماد المحضر. ويأتي المصدّق من مصفوفة الصلاحيات: في الصلاحيات › الربط أضف ربطًا من نوع لجنة F10 يأخذ المصدّق، ومرجعه مفتاح نوع اللجنة (أو
مفتاح النوع:معرّف اللجنةللجنة واحدة، ويتقدّم على ربط النوع). وحين يُرفع المحضر تجيب المصفوفة بصاحب التوقيع النافذ يومها (الشاغل أو الوكيل أو المفوَّض بقرار تفويض أو المُناب أثناء الغياب)، وتعرض المذكرة صف المصفوفة وسنده القانوني والصفة. وإن لم تعطِ المصفوفة مصدّقًا (لا ربط، لا صف، منصب شاغر) فلا يُرفع المحضر ويظهر السبب. - يتيح التصديق لكل بند للمصدّق أن يصادق أو يصادق مع تعديل (والنص المعدّل هو ما يصل إلى السجل) أو لا يصادق على كل بند؛ وإلا فيُصادَق على المحضر كله أو يُعاد.
- عند الإعادة: تعود المعاملات إلى الدور للجلسة التالية، أو تنتظر القرارات إعادة رفع المحضر.
- يُطبَّق الأثر عند القرار أو عند التصديق. وعند التصديق لا يتغيّر شيء في السجل قبل جواب المصدّق.
كتاب القرار
كتاب القرار
كتاب القرار
في المحضر والتصديق، ضمن أثر القرار على السجل موضوع البند، يمكن أن يسمّي صفُّ الأثر إجراءَ إصدار مستند رسمي في نوع السجل موضوع البند (راجع إصدار مستندات رسمية من السجلات). وحين يسري القرار تنشئ اللجنة مشروع ذلك الإجراء على السجل باسم أمانة السر (من رفع المحضر للتصديق، وإلا المقرر). ويتبع الكتابُ قالبَ الإجراء ومرسَليه وسلسلة توقيعه، ويعود رقمه إلى القرار في السجل عند إصداره.ودون إجراء، تسجّل أمانة السر رقم الكتاب في سجل القرارات.استخدام اللجنة
استخدام اللجنة
استخدام اللجنة
- صفحة اللجنة: الجلسة التالية ومقترحاتها، والحضور المتوقع مقابل النصاب، والمقاعد الشاغرة والمشغولة بالوكالة، والدور، وأحدث القرارات. ويعرض تبويب المقاعد كل مقعد وشاغله اليوم وسجله.
- صفحة الجلسة: جدول الأعمال مع الأوراق والتوصيات، ومقترحات هذه الجلسة، والدعوات (كتاب أو بوابة للجهات الخارجية)، وتبويب المحضر والتصديق.
- ملف القراءة المسبقة: يقرأ كل عضو الأوراق ويُفصح عن أي تعارض مصالح لكل بند، ومن الهاتف أيضًا. وتبقى أوراق البند الذي فيه تعارض مخفية عن العضو حتى القرار.
- غرفة الجلسة: من يجلس في كل مقعد وعلى أي أساس (بالاسم، بالمنصب، بالوكالة، بالتسمية)، والمقاعد الشاغرة، والملاحظات ونص القرار، وبطاقة المعاملة لكل بند.
- سجل القرارات: كل قرارات اللجان التي تراها، مع التصديق وأثر القرار على السجل والكتاب. صفِّ حسب انتظار التصديق أو تعذّر التطبيق أو عدم وجود كتاب، وصدّر النتائج.
- على السجل: يعرض السجل الذي مرّ على لجنة قراراتِه، وخطَّه الزمني في اللجنة، ومدة توقف ساعته.