اضبط الرسوم والأهلية ونماذج المتابعة
افتح نظرة عامة للخدمة لمراجعة إعدادها والرسوم لتعريف بنود الرسوم ومبالغها ومراحل استحقاقها وشروطها وتعليمات الدفع والإعفاءات المؤهلة. وصف الرسوم وحده لا يسجل الدفع. يسجل الموظف المخول دفعة برقم إيصالها أو إعفاءً مضبوطاً على الطلب. راجع المبلغ المتبقي وأي مهلة دفع مضبوطة قبل نقل الطلب للمرحلة التالية. استخدم إعدادات أهلية الخدمة لمتطلبات الشركات. راجع بيانات شركة مقدم الطلب والشروط المضبوطة؛ فتسجيل الدخول إلى البوابة وحده لا يثبت الأهلية. يمكن لقواعد المتابعة طلب نموذج منشور قابل للإرسال عندما يبلغ الطلب حالة محددة. اضبط عنوانه ومهلته وإشعاره والحالة الاختيارية بعد الإرسال. يفتحه مقدم الطلب من الطلب الأصلي وتبقى إجاباته مرتبطة به. إذا تعذر إرساله، فراجع النشر وإعدادات دورة الحياة قبل طلبه.سجّل طلباً حضورياً في مركز خدمة
فعّل الاستقبال في المركز لخدمة تتضمن خطوة حضورية ونموذج استقبال والمراكز المقصودة. عيّن الموظفين للمراكز. عند تفعيل الموظفون المعيّنون فقط، يقتصر مكتب الاستقبال على مراكز الموظف؛ ويمكن لمسؤولي الخدمات العمل عبر المراكز. يبقى الموظف بحاجة إلى صلاحية بدء النموذج أو تعديله. عند إيقاف التقييد، لا يكون تعيين المركز حاجز وصول. في مكتب الاستقبال، تحقق من المركز المختار وقائمة طلباته المفتوحة. ابدأ طلب الخدمة وتحقق من اسم مقدم الطلب وهاتفه وسجّل الوثائق المستلمة وأي إيصال رسوم، ثم أكمل النموذج واطبع إيصال الطلب. يستطيع مقدم الطلب تتبعه برقمه وهاتفه في البوابة. تحقق من هاتين المعلومتين قبل تسليم الإيصال. إذا لم يتوفر مركز، فاطلب من مسؤول الخدمة مراجعة التكليف وتوفر الخدمة بدلاً من التسجيل تحت مركز آخر. تعتمد إشعارات WhatsApp لمقدم الطلب على القوالب المضبوطة واعتماد المزود لها. القالب المرسل للمراجعة أو المرفوض لا يعني وصول إشعار؛ راجع حالته وصحح المحتوى المرفوض قبل الاعتماد على القناة.البوابة العامة مدخل للخدمة
تتيح بوابة KayanOS للمواطن اكتشاف الخدمات وقراءة متطلباتها وبدء الطلبات الإلكترونية المؤهلة والعودة إلى طلباته. لا تتيح تصفح مساحة الموظفين أو طلبات الآخرين أو السجلات والملفات الداخلية. يبقى الحساب العام منفصلاً عن عضوية الموظف وصلاحياته.
اضبط الخدمة المسؤولة عن الاستقبال
افتح الخدمات لإدارة تعريف الخدمة ومسارها وسياسة الوصول إليها. تتطلب إدارة الخدمة صلاحية نشر النماذج المعنية؛ وتتحقق الإعدادات الخاصة بنموذج أيضاً من صلاحية تحديثه. يمكن أن تضم الخدمة عدة نماذج وخطوات حضورية. تسري سياسة الوصول بمجرد حفظها بصورة مستقلة عن نشر النموذج. يعرض تبويب الخدمة في منشئ النموذج الخدمة المالكة وروابط إعداداتها.
اضبط حالة الخدمة المنشورة أو المتوقفة أو المسودة، وتواريخ الفتح والإغلاق، ومتطلبات الحساب والتحقق، والحد الأعلى للطلبات المفتوحة لكل مقدم، والسعة الإجمالية. قد تبقى الخدمة المتوقفة ظاهرة مع تفسير التوقف مع منع البدء الجديد. يتطلب البدء الإلكتروني نموذجاً عادياً مؤهلاً ومنشوراً؛ لا تصلح نماذج العمل دون اتصال للاستقبال الإلكتروني. قد تحتفظ النماذج القديمة التي لا تتبع خدمة صريحة بخدمة ضمنية مشتقة من إعداداتها العامة الحالية.
صمّم دليل الخدمة ومسارها
حدد اسماً واضحاً ووصفاً باللغتين والتطبيق والقسم والمدة المتوقعة والرسوم والأهلية والمستندات المطلوبة وما يحدث بعد التقديم. راجع المسار بالترتيب. يجب أن تناسب الخطوة الأولى طريقة التقديم؛ ويمكن أن تعتمد الخطوات اللاحقة على حالة الطلب. أضف المراكز ومتطلبات المواعيد للعمل الحضوري. لا يحجز ظهور شرط الموعد موعداً تلقائياً. حافظ على تكافؤ التعليمات العربية والإنجليزية. اضبط هوية المؤسسة وشعارات البوابة واللغات المدعومة واللغة الافتراضية. افحص الدليل وتخطيط الهاتف ومرجع الطلب باللغتين قبل مشاركة الرابط العام.حسابات مقدمي الطلبات والتحقق
تتبع متطلبات الحساب سياسة الخدمة. حدد ما إذا كان التحقق مطلوباً قبل البدء أو قبل الإرسال. تجنب اشتراط تحقق يراجعه الموظف قبل البدء إذا لم يستطع الموظف مراجعته إلا بعد وجود طلب. لا يمنح الحساب العام صلاحيات موظف أو وصولاً إلى السجلات الداخلية. يمكن للمسؤولين تعريف حقول ملف مقدم الطلب ومستويات التحقق. يدير مقدم الطلب الحقول المسموحة في حسابه؛ ويرى الموظفون الحقول المحددة للعرض لهم إضافة إلى الاسم. ينطبق التحقق على القيمة التي فُحصت؛ وعند تغييرها لا يثبت التحقق القديم صحة القيمة الجديدة. عندما يطلب المسار رمزاً، استخدم الرمز المكون من ستة أرقام خلال عشر دقائق. تقتصر إعادة الإرسال على مرة كل ستين ثانية مع حدود إضافية للطلبات. تقفل خمس محاولات خاطئة التحقق خمس عشرة دقيقة. يعرض استرداد كلمة المرور الإقرار نفسه سواء وجد الحساب أم لا. أكمل إعادة التعيين بعد التحقق خلال مهلة خمس عشرة دقيقة وباستخدام متابعة الاسترداد مرة واحدة؛ وينهي النجاح جلسات الحساب القائمة. لا تكشف الرموز ولا تستخدم جلسة موظف لاسترداد حساب مقدم الطلب.انشر طلب خدمة مضبوطاً
- ابنِ النموذج العادي ودورة حياته ومراحله واختبرها ببيانات اصطناعية. انشر إصدار النموذج المقصود.
- افتح خدمته أو أنشئها. اضبط الدليل وطريقة التقديم ونموذج البداية والخطوات التالية.
- راجع شروط الحساب والتحقق والتواريخ والسعة والمراكز. يطبق حفظ سياسة الخدمة التغييرات فوراً.
- فعّل ميزات معالجة الطلب لكل نموذج يحتاج مراجعة موظفين أو طلبات تصحيح أو رسائل أو تحديثات أو تقييمات. تكون هذه الميزات متوقفة ما لم تُفعّل.
- انشر الخدمة على البوابة من أدواتها. اختبر الصفحة العامة على الحاسوب والهاتف بالعربية والإنجليزية.
- ابدأ وأرسل بصفتك مقدم طلب مؤهلاً. تحقق من إمكانية العودة إلى طلبك ومنع فتح طلب مقدم آخر.
- اختبر خدمة متوقفة ونافذة مغلقة وتحققاً ناقصاً وحداً مستنفداً. راجع التفسير والخطوة التالية المعتمدة.
- اطلب من مراجع مخول فحص الطلب وطلب تصحيح مضبوط. تأكد من أن مقدم الطلب يستطيع تغيير العناصر المختارة فقط، وافحص نتيجة إرسال أي رسالة.
حدود الجلسة العامة
ترتبط جلسة الطلب بمقدمها وتبقى خاضعة لإصدارها وصلاحياتها. لا يمنح تخمين معرف جلسة أو استلام رابط داخلي حق فتح طلب شخص آخر. استخدم المراجع التي صُمم النموذج لمشاركتها. لا ترسل معرفات داخلية أو روابط ملفات موقعة أو روابط الموظفين ضمن رسالة عامة. ولا تضف حقلاً مخفياً أو تعبيراً يكشف بيانات مقدم آخر.الإتاحة والإغلاق
لا تعد بإعادة فتح أو نقل أو وصول رسائل تلقائياً دون فحص سير العمل المضبوط. اختبر التغييرات على جلسات جديدة وقائمة قبل توسيع الخدمة.
استكشاف المشكلات والتحقق
إذا غابت الخدمة، راجع حالتها وتطبيقها وقسمها. وإذا ظهرت دون زر بدء، افحص طريقة التقديم والتوقف والتواريخ والسعة ونموذج البداية. إذا تعذر الإرسال، راجع متطلبات الحساب والتحقق والحقول ودورة الحياة. إذا غابت أدوات الموظف أو الرسائل أو التقييمات، افحص تفعيل ميزات الطلب وصلاحيات الجلسة. لا تعالج الرفض بتوسيع وصول المواطن إلى بيانات الموظفين. اختبر بمقدمين مختلفين لعزل الجلسات، وبدور موظف مسموح وآخر مقيد. راجع الملفات والحقول الداخلية بعد الحفظ، لا عند تحميل الصفحة فقط. سجّل نتائج الرفض والنجاح وتأكد من تكافؤ العربية والإنجليزية قبل مشاركة الخدمة مع الجمهور.الخطوات التالية
- صمّم البنية في النماذج.
- راجع العمل الداخلي في طلبات الخدمة والموافقات.
- افحص البيانات المحفوظة في تقديمات النماذج.
- اضبط الحدود في الأدوار ونطاقات الوصول.