راجع النسخ الرسمية وتواقيع المرفقات والأرشيف
بعد إصدار المراسلة، يُعد ملف PDF الرسمي في الخلفية. تحقق من حالة إعداده قبل التنزيل. افتح رابطاً جديداً من المراسلة إذا انتهت صلاحية التنزيل. تستخدم المراسلة المحمية نسخة تحمل علامة مائية للقارئ؛ ولا يمنح الوصول إلى صف الأرشيف حق قراءة محتوى المراسلة المحمي. تعرض صفحة التحقق العامة برمز QR محتوى المستند فقط لمستويي السرية 0–1 المؤهلين وتحت حد الحماية المضبوط. وبدءاً من المستوى 2، تحجب الموضوع والمستلم ومحتوى المستند. تعامل مع الرابط كمسار تحقق، وليس كصلاحية مشاركة عامة. عندما تتيح المراسلة توقيع مرفق، اختر PDF وضع العلامة في الصفحة المقصودة وراجع النسخة المعدّة ثم وقّع من خلال الإجراء المخول لك. يبقى الأصل؛ وتمثل النسخة الموقعة وسجل التوقيع أدلة مستقلة. تنتهي صلاحية النسخة المعدّة بعد 15 دقيقة. إذا انتهت أو تغيرت، فأعد إعدادها ومراجعتها. قسّم PDF شديد التعقيد عند رفضه بدلاً من تكرار الملف نفسه. لا يمكن استخدام صور التوقيع المعلقة أو المرفوضة كعلامات معتمدة. يمكن للمرسل المخول قبل الإصدار أو لصاحب إجراء مفتوح مؤهل طلب توقيع المرفق من مناصب محددة. لا يتوفر هذا المسار للسرية من المستوى 3 فأعلى. الطلب المعلق أو المرفوض أو الملغى أو المنتهي ليس مرفقاً موقعاً مكتملاً. راجع النسخة العائدة ونتيجة كل موقّع قبل المتابعة. للأرشفة، راجع البيانات والوسوم المعبأة ثم أرسلها إذا كان الاعتماد مطلوباً. تتطلب الأرشفة صلاحيتها، ويتطلب الاعتماد صلاحية اعتماد الأرشيف، ولا يستطيع مقدم المعاملة اعتمادها بنفسه. تتطلب الإعادة والرفض تعليقاً. يُمنح رقم الأرشيف عند إتمامه. الأرشيف المعتمد صراحة نهائي؛ أما ما أُتم تلقائياً دون اعتماد فيحتفظ فقط بنافذة إعادة الفتح المضبوطة. لا يعيد رفض الأرشيف فتح المراسلة المكتملة تلقائياً. تحقق من حالة الأرشيف وتواصل مع المؤرشف المخول قبل التصحيح أو إعادة الإيداع.العمل في ديوان المراسلات
يستخدم موظفو الديوان قوائم الوصول والإرسال والسجل الخاصة بديوانهم. راجع قناة المصدر وتاريخ الاستلام والسرية وحقول السجل المطلوبة والتوزيع قبل تسجيل الوارد. يتبع الإدخال الورقي مسار تسجيل الديوان. ويحتفظ الوارد المحول بقناته الأصلية. علّق الوارد مع سبب ويوم متابعة عمل خلال ثلاثين يوماً، أو حوّله إلى الديوان النشط الصحيح عند الحاجة. يعرض التسجيل أو الإرسال أو الرفض الجماعي نتيجة كل عنصر. راجع حالات الفشل قبل المحاولة مجدداً؛ ولا تسجل عنصراً نجح مرة أخرى. يستخدم التسجيل يوم استلام كل وارد في المنطقة الزمنية للمؤسسة، ويتطلب الوارد المستلم في يوم مغلق سبب التأخر المطلوب. ويجب ألا يقلل التسجيل مستوى السرية. يمكن لموظف التسجيل التراجع خلال نافذة العشر ثواني المعروضة فقط وقبل أن يغلقها نشاط المتلقين أو الإشعارات. يبطل التراجع الرقم ولا يعيد استخدامه. تحتاج التصحيحات اللاحقة إلى سبب؛ ويقيد تغيير الموضوع بعد فتح الكتاب. ويتطلب الإبطال بعد إجراء من أحد الأطراف مسؤولاً. استخدم الإجراء المعروض للقيد واحتفظ بسجل التدقيق. راجع إجماليات اليوم وفجوات الأرقام قبل إغلاقه. يثبت الإغلاق إجماليات ذلك اليوم، وتعلّم القيود اللاحقة كمتأخرة. يستطيع المسؤولون مراجعة تقرير الإغلاق، لكن الإغلاق يتطلب صلاحية موظف الديوان. تحافظ صادرات السجل على حجب المحتوى نفسه في الشاشة، وترفض تجاوز 10,000 صف بدلاً من حذف الباقي بصمت؛ ضيق الفترة عند الحاجة. نفذ فحصاً تجريبياً للاستيراد القديم وعالج أخطاء الصفوف قبل استيراد الكتب التاريخية المكتملة بأرقامها الأصلية. قد يكشف وصول الديوان بيانات وصفية دون متن الكتاب أو موضوعه السري أو مرفقاته أو ملاحظاته الخاصة. ولا تزيل صلاحية التدقيق هذه الحدود. استخدم إعدادات الديوان لسياسات المهل والأختام والجهات الخارجية وحقول السجل وقواعد التحويل التلقائي المسموحة، ثم اختبر المسار الناتج بالأدوار المقصودة.مراجعة إجراءات المراسلات وتغييرات التفويض
استخدم إجراءات القارئ والقوائم المتاحة لمنصبك أو تفويضك النشط للملاحظات والمتابعة والردود والنسخ والتعامل مع أصل الكتاب. تحقق من المتلقين والسرية قبل الإرسال. وحده مانح التفويض يستطيع تعديله: يسري التضييق فوراً، بينما يحتاج التوسيع إلى إقرار المفوض إليه مجدداً. إذا اختفى إجراء بعد تغيير، فراجع صلاحيات التفويض وتواريخه وحد السرية بدلاً من إرسال محتوى محمي خارج المسار.عالج المراسلات الرسمية
استخدم المراسلات الرسمية للكتب المرقمة والإحالات الداخلية والتعاميم. يتبع صندوق البريد منصباً فعالاً أو تفويضاً أُقرّ باستلامه. تتطلب أعمال الديوان وإعدادات المراسلات صلاحيات مستقلة؛ لا يجيز ظهور التطبيق الوصول إلى كل كتاب. قد يتيح الوصول المقتصر على الديوان بيانات القيد دون نص الكتاب.- افتح الوارد وحدد صندوق المنصب أو التفويض الصحيح.
- أنشئ كتاباً وحدد نوعه ومستلميه وسريته ولغته وسلسلة اعتماده. راجع النص الغني والمرفقات ومعاينة الورقة.
- اختر ترويسة متاحة. يتبع الاختيار الافتراضي نوع الكتاب، ثم أقرب وحدة مرسلة لها ترويسة افتراضية، ثم المؤسسة. يخضع توفر القالب لجمهوره. يدير المسؤولون الرؤوس والتذييلات متعددة اللغات في إعدادات المراسلات.
- احفظ المسودة ثم أرسلها عبر خطوات الاعتماد والتوقيع المطلوبة. عندما يتطلب النوع توقيع مفتاح عضو، استخدم وسيلة توقيعك المصرح بها. يحتاج الكتاب المعاد إلى تصحيح وجولة مراجعة جديدة.
- تحقق من الرقم الصادر ونتيجة التسليم أو الديوان في مسار الكتاب وسجله. يثبت الإصدار القالب المختار ومحتوى لغته؛ لا تعيد تعديلات القالب اللاحقة كتابة الورقة الصادرة.
راجع طلبات الخدمة واطلب التصحيح
تُفعّل معالجة طلبات الخدمة لكل نموذج على حدة. يفعّل مدير الخدمة ميزات الطلبات للنموذج من الخدمات. دون هذا الإعداد، لا تتاح مساحة مراجعة الموظفين ورسائل مقدمي الطلبات التلقائية وتحديثات الطلب ورسائله وتقييمه لمجرد أن النموذج عام. للطلب المفعّل، افتح مساحة مراجعة الموظفين بصلاحية فتح الجلسة. تتطلب الإجراءات المغيرة أيضاً صلاحية تحديث الجلسة ضمن نطاق الطلب. راجع بيانات مقدم الطلب ومستنداته، ثم اختر إجراء القرار أو التصحيح المضبوط. لطلب التصحيح، حدد العناصر التي ستعيد فتحها، واكتب توضيحاً موجهاً لمقدم الطلب، وحدد المهلة المسموحة. يُعاد فتح العناصر المختارة وحدها للتصحيح. راجع القيم المعاد إرسالها والسجل قبل القرار التالي. تستخدم رسائل مقدمي الطلبات التلقائية القوالب والقنوات المضبوطة. راجع سجل الإرسال والنتيجة الفعلية؛ لا يثبت تحديث الحالة وصول الرسالة. إذا غاب إجراء القرار، راجع ربط دورة الحياة وتفعيل ميزات الطلب وصلاحياتك على الجلسة. ميّز إجراءات طلبات الخدمة عن طلبات الموافقة القائمة على التوقيع الموضحة أدناه.افهم العروض الأربعة والاستعجال
يجمع عرض تحتاج إليك الصفوف تحت متأخر ومستحق اليوم ومستحق قريباً خلال سبعة أيام ولا تاريخ استحقاق ضاغط. يعرض كل صف المصدر وشارة الجولة اللاحقة ومتطلب التوقيع ونقاط المراحل ومن عليه الدور، ويتغير لون عدد التبويب عند وجود طلب متأخر ضمن المحمّل. تبقى العروض الأخرى قوائم مسطحة.
تضيّق خانة البحث والمرشحات العرض المحمّل حسب النص والمصدر وحالة الاستحقاق والمنشئ والحاجة إلى توقيع. لا تغير المرشحات الأهلية أو الوصول.
تابع طلباً أنشأته
يعرض أنشأتها أنت شريط تقدم للمراحل المكتملة وسطر انتظار يسمي الأعضاء الذين لم يستجيبوا في المرحلة الحالية المتاحة. هذه معلومات تقدم وليست سلطة للرد بدلاً منهم. يستطيع منشئ الطلب استخدام إرسال تذكير ما دام الطلب نشطاً. يرسله KayanOS فقط إلى الأعضاء الذين لم يستجيبوا في المرحلة الحالية المتاحة، ويمنع الخادم أكثر من تذكير يدوي واحد للطلب خلال 24 ساعة. لا يغير التذكير الاستحقاق أو المرحلة أو الأهلية أو النتيجة. ويستطيع المنشئ إلغاء الطلب النشط؛ استخدم الإلغاء عندما يجب إنهاء الطلب نفسه، لا بديلاً عن تصحيح جولة نموذج وإعادة إرسالها.راجع قبل الاستجابة
اختر صفاً من الطابور لفتح مساحة المراجعة. اقرأ المصدر والمنشئ والاستحقاق ورقم الجولة. في الجولة الثانية وما بعدها، ابدأ ببطاقة ما الذي تغير منذ مراجعتك الأخيرة، فهي تقارن القيم المؤثرة في الموافقة بين اللقطة السابقة والحالية. راجع بعدها تفاصيل الطلب الثابتة والمرفقات ومسار الموافقة والتاريخ. يعرض المسار المراحل المرتبة والمنجز منها والمرحلة الحالية. ويعرض التاريخ الإجراء والتعليق وسعة التوقيع والوقت ودليل التوقيع عندما يكون مطلوباً. لا تفترض أن موافقة جولة قديمة تغطي جولة جديدة. إذا كنت قد استجبت لجولة أقدم، تضع الجولة اللاحقة تحذير الاستجابة التي حل محلها الجديد ومقارنة التغييرات قبل الدليل. ابدأ بالفروق ثم راجع اللقطة الحالية كاملة؛ لا تستبدل المقارنة مراجعة الدليل الحالي.أكمل بوابة مراجعة الدليل
تبقى إجراءات الاستجابة مقفلة حتى تراجع دليل الجولة الحالية. مرر لقطة النموذج المضمنة حتى نهايتها، وافتح كل مرفق إضافي أو علّمه بأنه مراجع. إذا تعذرت معاينة اللقطة داخل الصفحة، فاستخدم فتح في تبويب جديد؛ يحسب فتحها مراجعة لتلك اللقطة. ويبقى فشل التحميل مقفلاً حتى تنجح المحاولة. أما الطلب الذي لا يملك مستندات فيفتح من تفاصيله المضمنة. يحفظ تقدم القراءة محلياً في جلسة المتصفح الحالية، لكن الخادم يظل يتحقق من إقرار المرفقات المرسل مع الاستجابة. فتح الأزرار لا يثبت صحة المحتوى ولا يمنح وصولاً إلى سجل مصدر المرفق.راجع لقطة PDF ذات الإصدار
في الجولة المبنية على نموذج، يمكن لمنطقة الدليل إتاحة لقطة PDF ذات إصدار للحالة المسلمة الدقيقة التي يغطيها الطلب. افتحها من الجولة الحالية، وتحقق من عائلة الطلب ورقم الجولة وإصدار المستند، وقارنها بملخص التغييرات الظاهر قبل الاستجابة. ملف PDF دليل مراجعة ثابت؛ تنزيله لا يجعله النموذج الحي ولا يمنح الوصول إلى ملفات المصدر. إذا صحح البادئ قيمة مؤثرة في الموافقة، يبقى ملف PDF السابق والاستجابات مرتبطين بالجولة السابقة. يجب أن تنشئ الإرسالة المصححة جولة وإصدار دليل جديدين قبل قرار جديد. لا توافق على محتوى تغير بالاعتماد على تنزيل أقدم، حتى إن تطابق العنوان ومرجع الطلب.اختر إجراءً
تظهر كل الإجراءات المضبوطة في منطقة الاستجابة الثابتة بعد اكتمال بوابة الدليل. يبين كل زر مسبقاً هل يحتاج توقيعاً وهل التعليق مطلوب أو اختياري. يحتوي مربع التأكيد بعدها على ملخص مراجعة الدليل والتعليق وسعة التوقيع عند الحاجة وزر التأكيد، ولا يكرر عارض الدليل. تحتفظ مفاتيح الإجراءات والنتائج بمعناها التدقيقي حتى لو تغير العنوان المترجم.- يحقق
continueالمرحلة الحالية ويفتح المرحلة التالية، أو يكمل الطلب في المرحلة الأخيرة. - ينهي
completeالطلب فوراً بنتيجة الإجراء المختار.
استجب من دون توقيع
أدخل تعليقاً إذا كان مطلوباً ثم أكد الإجراء. يسجل النظام الاستجابة مقابل عائلة الطلب والجولة والمرحلة والإجراء والنتيجة وبصمة الموضوع وقائمة الدليل. لا ينشأ توقيع مفتاح عضو. إذا تغير الطلب أو سبقك مراجع مؤهل آخر إلى إكمال المرحلة، يرفض النظام الاستجابة القديمة. حدث الطلب وراجع حالته الحالية.استجب بتوقيع
يعرض الإجراء بوضوح عبارة التوقيع مطلوب قبل فتحه:- راجع كل مرفق وأقر بقراءته.
- اختر سعة التوقيع المسموحة، شخصية أو مرتبطة بمنصب نشط.
- اختر ملف مفتاح العضو المعتمد.
- أدخل رمز PIN المكون من ستة أرقام.
- أكد الإجراء.
اطلب تغييرات وأعد الإرسال
إذا اختار المراجع طلب تغييرات، تنتهي الجولة الحالية بنتيجةneeds_changes. يعدل المنشئ النموذج. عند تفعيل إبطال تغير النطاق، تجعل أي قيمة معدلة ضمن نطاق الموافقة الجولة النشطة قديمة فوراً؛ وعند تعطيله تحفظ تلك التعديلات الموافقة الحالية ولا يظهر إجراء إعادة الإرسال. استخدم التعطيل فقط عندما تسمح سياسة الخدمة صراحة ببقاء القرار صالحاً بعد التعديل. تبقى الاستجابات القديمة مرتبطة بلقطتها ولا تحذف.
بعد التصحيح يختار المنشئ إعادة الإرسال للموافقة صراحة. يقارن النظام اللقطتين ويرفض الإرسال إذا لم توجد تغييرات مؤثرة في الموافقة. أما عند وجودها، فينشئ الجولة N+1 في العائلة نفسها ويربطها بالجولة السابقة ويحفظ ملخص التغييرات ويعيد حل المراجعين الحاليين ويبدأ من المرحلة الأولى.
أنشئ طلباً مباشراً
يبقي منشئ الطلب الأقسام كلها ظاهرة: وصف الطلب والتوقيت، والموضوع والدليل الاختياري، والمراحل المرتبة، وإجراءات الاستجابة. لكل إجراء اختر إعداداً مسبقاً أو إجراءً مخصصاً، واضبط العنوان المترجم وراجع مفتاح الإجراء الثابت الظاهر بجانبه، ثم اختر النبرة وcontinue أو complete ومتطلب التوقيع ومتطلب التعليق. يعيّن KayanOS معرّف النتيجة الثابت من الإعداد المسبق أو خانة الإجراء المخصص؛ فلا يوجد حقل مستقل لمفتاح النتيجة يجب إكماله. أبق مفتاحي الإجراء والنتيجة ثابتين بعد استخدامهما في الطلبات حتى لو احتاج العنوان الظاهر إلى تصحيح، وأبق المجموعة صغيرة كي يفهم المراجع كل الخيارات في الوقت نفسه.
التوافق والأذونات
تستمر روابط طلبات التوقيع القديمة في فتح تجربة «الطلبات»، وتحتفظ قواعدها بالقرارات ودليل التوقيع. وتبقى تفاصيل موافقات إجراءات التشغيل القياسية القديمة متاحة، بينما تنشئ الإجراءات الجديدة طلباً موحداً. يظل مفتاح الإذن التقنيsigning_requests أثناء الانتقال رغم أن التنقل يعرض «الطلبات».
يتطلب إنشاء الطلبات وعرضها والاستجابة لها وتوقيعها وإدارتها الأفعال والنطاقات المسندة في المؤسسة. لا يمنح ظهور اسمك في جولة قديمة وصولاً إلى جولة جديدة ما لم تحل المرحلة الحالية إليك من جديد. ولا يمنح كونك منشئ الطلب صلاحية الاستجابة لمراحله؛ يمنحك فقط ضوابط المنشئ المسموحة مثل التذكير والإلغاء.
اختبار آمن
أنشئ طلب اختبار بمرحلتين ولقطة ومرفق إضافي وإجراءين: موافقة موقعة معcontinue، وطلب تغييرات غير موقع مع complete وتعليق مطلوب. تحقق من بقاء الإجراءين مقفلين حتى تمرير اللقطة ومراجعة المرفق، ومن أن استجابة شخص واحد تكمل المرحلة. ثم اطلب تغييراً وعدل قيمة واحدة ضمن النطاق وأعد الإرسال، وتحقق من ظهور الجولة الثانية مع التغيير وبقاء تاريخ الجولة الأولى.
بصفتك المنشئ، تحقق من ظهور المرحلة والعضو المانع في أنشأتها أنت، ثم أرسل تذكيراً واحداً. يجب أن يمنع تذكير ثانٍ خلال 24 ساعة، وأن يرفض الخادم التذكير من غير المنشئ أو لطلب مكتمل أو ملغى.
استكشاف الأخطاء
أدلة ذات صلة
- افصل العمل التشغيلي عن القرار الرسمي في المهام والموافقات.
- اضبط نطاق النموذج والإجراءات والمراحل في إجراءات النموذج ومنطقه وتواقيعه.
- احم مفاتيح التوقيع في مفاتيح الأعضاء والتواقيع.
- راجع حدود الوصول في الأدوار والوصول.